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自分でできる!個人事業主の経理のやり方

個人事業主のみなさん、経理は苦手という方が多いかもしれません。税理士事務所や経理代行業者に領収書や請求書をバサッと送り付け、後はお任せ、といったケースも耳にします。

店舗のオープン、融資を取り付けるための金融機関への日参、ホームページの開設、得意先との取引条件交渉、新規取引先の開拓などで24時間365日働きづめ、経理なんかに手が回らないのが実情だと思います。

昔は税理士に依頼するしかありませんでしたが、最近は低コストの経理代行業者を活用できます。とくに経営が軌道に乗る前は、売り上げにつながらない経費は極力抑えるべきなのです。

自力でやると貴重な時間を単純な帳簿付けに割かれることになりますが、代行業者に委託すればコストを抑えながら、営業活動に振り向ける時間を確保できます。

ただし、どれだけの収入が入り、どんな経費が掛かっているか、お金の流れは掴んでおきましょう。経営者の最大のメリットは儲けることにあります。そのためにはお金の管理は欠かせません。

今回は、経理がなぜ必要かをまず共有し、その上で効率的な経理業務のありかたや、経理業務の煩雑さについて考えてみたいと思います。


なぜ経理が必要か-①お金の流れをつかむことの大切さ


個人事業主にとって、お金の流れをつかむことってそんなに大切なことなのでしょうか?実感の湧かない方も多いかと思います。
今まで培ってきた業界でのネットワーク、ITやバイオなどの先端ビジネスに関するノウハウなど、個人事業の強みはさまざまでしょう。

確かに事業における優位性や独自性が無ければ厳しい競争は生き残れないでしょう。だけど商売を軌道に乗せるには、それだけでは足らないのです。

例えば、優秀な営業担当なら、得意先との関係づくり、相手のニーズやソリューションを引き出す交渉力だけでなく、社内での調整力にも秀でていたことでしょう。企業というのは基本的に分業体制で、そこで働くサラリーマンは、自分の役割にまい進すれば高い評価を得られ、収入が増えていくものです。

一方で、商材の原価率が何割か、どれだけ売り上げれば営業所の人件費や経費を回収するのか、先行して仕入れた分が根在庫になっていないかなどはどうでしょう?営業所の責任者でない限り、あまり気にしたことが無いでしょう。

ところが、個人事業主はそういう訳にはいきません。売上を増やすことは儲けるための必須条件ですが、それだけでは充分ではありません。お金の流れを俯瞰的に抑え、利益をひねり出さなければならないのです。


-②節税

2番目のメリットは、税金面で優遇を受けることができる点です。

具体的には、青色申告者特別控除といって、年間の所得から65万円を控除することができます。その他に奥さんや一緒に暮らしているお子さんに給料を支払えば、その分を必要経費に算入できます。ちなみに個人事業主にとっては、この必要経費をいかに大きくするかが節税の基本です。

こうした節税メリットを享受するには、正規の簿記の原則、一般的には日々の取引(売上げ・仕入れ・経費の支払いなど)を複式簿記により会計帳簿に記帳することが必要です。


自力で経理する-①経理代行業者を活用しよう

昔は日々の帳簿記帳ぐらいは自力でできても、後継残高試算表作成・勘定元帳への転記から決算整理仕訳、損益計算書・貸借対照表作成までの一連のプロセスをこなすには、商業簿記3級程度の会計知識が必要です。そのために経理スタッフを雇うか、税理士事務所に高い報酬を支払うかしか選択肢はありませんでした。

経理代行業者を活用すれば、帳簿への記帳や決算処理といったいわゆる経理業務だけでなく、従業員やフリーランスに対する給料・報酬支払いや源泉徴収事務(支払調書の交付や法定調書の提出を含む)、社会保険関係の届出といった、周辺業務も請け負ってくれます。最近ではマイナンバーの履歴管理も委託できます。

こうした「ヒト」に係る業務は、取り扱いがデリケートでアルバイトにやらせるのも問題です。経理代行業者はこうした業務も、コンプライアンスをきっちり押さえたうえでこなしてくれます。


-②青色申告会に入ろう


そうは言っても、お金全体をマネジメントする力や納税に関する知識など、要所要所は人任せではいけません。個人事業主自身がきっちり抑えておきべきでしょう。

決算書の分析に関する書籍、税金に関するセオリー本、税務署が配っている申告書の手引きを見ても、ちょっとしたことがわからなくて躓くケースも稀ではありません。でも、高い報酬を払って税理士事務所に頼むのはちょっと待ってください。

個人事業主のみなさん、全国で地道に活動している青色申告会をご存知でしょうか?青色申告会は、税務署が正しい申告と納税普及のために運営を後押ししている団体で、税務署単位で創設されており、地域の商工会議所内等に事務所があります。上部団体の連合会は、各国税局単位に設けられており、言い換えれば税務署の分身です。


-青色申告会のメリット

申告会に加入すれば、記帳だけでなく、確定申告に関して定期的に講習会を開催していますし、不明な点はいつでも相談に乗ってくれます。

これで年会費は2-3万円といったところです。しかも管轄税務署エリアの個人事業主や中小企業経営者との情報交換やネットワークづくりにもつながります。

ただし、税理士と違って記帳を代行してくれるわけではありません。やってくれるのは指導です。ですので、取引量もまだまだ少なく自力でできるうちは別ですが、ある程度ボリュームが出てきたら代行業者に委託すべきでしょう。

それと、あくまで正しい申告と納税を標榜していて、税務署OBも指導に当たっているので、税理士事務所が奨めてくるようなグレーゾーンギリギリの節税スキームなどは期待すべくもありません。

驚くほど利益が出ているわけではなく、極端に節税しようとは考えていない、そんな大多数を占める個人事業主の方にはおすすめです。


-③プライベートと財布は分けよう

学生時代、ゼミの会計を任されていたことがありました。最初は自分の財布の中でゼミ費を管理していたため、途中から訳が分からなくなり、先輩に助けてもらった苦い経験がよみがえります。

いくら経理業務を業者に委託するにしても、プライベートとビジネスで財布は分けましょう。もちろん銀行口座も別に開設します。その口座から引き落とされる専用のクレジットカードも作りましょう。売り上げや仕入れ、経費の支払いの中に、日常の食費や生活費が入ってきたら、訳が分からなくなってしまいます。

もちろん個人事業ですから、店舗が住居と併用だったり、営業車も生活に使っていたりと、きっちり線を引けるわけではありません。それでも、売上で入ってくるお金や商品の代金くらいはしっかり別管理すべきなのです。


面倒な経理業務-①日々の記帳


経理の基本は日々の帳簿への記帳です。これを自力でやろうとすると大変です。まず、現金の出入りや銀行預金の預け入れ・払い出しがあったら必ず現金出納帳や銀行預金出納帳に記帳しなければいけません。その他、商品を仕入れている場合は在庫動態表も必要です。

掛けでの売上や商品仕入れの取引を行っている場合には、得意先元帳や仕入先元帳を作成しておかなければなりません。

帳簿には、領収書などに記載した金額を転記します。もちろん領収書も、帳簿に貼り付け、さらにナンバリングしておかなければなりません。税金用語で領収書などの証拠書類を「証憑」と呼びます税務署の立ち入り調査があった場合は、必ずこの証憑を見せなければなりません。見せないと支出が認められない場合があります。

取引の都度リアルタイムに記帳するのが原則ですが、個人事業主の場合は経理を専業にやっているのではないので、なかなか杓子定規には進められません。せめて週に一度くらいはと思っていてもずるずると先延ばしになりがちです。それ以上引っ張ると、トレースできなくなり、月末決算での残高合わせに苦労することになります。


-日々の記帳で虫瞰的にお金の流れをつかむ

代行業者に経理処理は任せるにしても、お金の流れはつかんでおきましょう。その時に大切なのは、俯瞰的、かつ、虫瞰的、つまり虫の目で眺めることです。

例えば、決算書を俯瞰的に眺めれば、売上や利益がどの程度出たか、原価率や利益率は何%だったかはつかむことができます。

しかし、現場の動きを知るには、日々の売上を掴むことが欠かせません。曜日によって何がいくつ売れたのか、どの製品が最も売れているのか、先月に比べて業績は良いのかなど、現場の動きをつかむには「虫の目」、つまり間近で複眼的に観察するのです。帳簿はそのための貴重な財産なのです。


-②月々の管理

日々の管理の総決算として、毎月末には一旦帳簿を締め、残高を確認します。例えば銀行預金出納帳なら、出納帳の残高と、通帳に記載されている残高が一致していなければなりません。もしあっていなければ、違算明細を作って、記帳の漏れや誤りを探します。

どんなに注意していても、人間ですのでミスは必ず発生します。月単位で間違いを見つけておかないと、探し出すことは不可能です。何十枚何百枚もある取引から間違いを探すのは本当に大変です。

商品在庫も、現物だけ納入して受け入れ記録を漏らすことが良くあります。在庫確認は、実際に倉庫に言って現物を確認します。

掛け売上は月末未収入分、掛け仕入れは月末未払い分を確認し、期日までの回収や支払いを管理します。


-③年間の管理


年間の決算では、決算整理仕訳という経理独特の処理を実施します。代表的なものはオフィスや店舗建物等の減価償却計算です。記帳処理がなんとかできたとしても、決算整理仕訳は素人の手には負えません。

その次のプロセスとして貸借対照表・損益計算書を作成します。独特の勘定科目や区分表記など独特のルールがあり、作成には専門的な知識が必要です。

最後に、所得税の確定申告書を作成します。国税庁HPの確定申告書コーナーを活用すれば、知識が無くてもWEB上で申告書を作成できます。


最後に-経理を予算管理に使おう

せっかく委託料を払って決算書をまとめたなら、予算管理にも活かしましょう。1年間、1か月単位の売上や経費予算を組み、月々の経理処理実績と照らし合わせてギャップを分析するのです。もし利益実績が予算通りに確保できていなければ、その原因を分析し、利益確保につながるアクションに結び付けるのです。


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ライター紹介

by マネーの神様編集部

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ファイナンシャルプランナー、不動産投資家、起業家、トレーダー、ネットビジネス会社経営者、行政書士等が集まる、ちょっと不思議で多くの面白い情報が飛び交う編集部です。

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